OSIS adalah organisasi di sekolah yang sangat padat kegiatannya. Dengan begitu, tentu saja pengurus OSIS membutuhkan beberapa jenis surat resmi untuk menunjang semua progran-programnya.
Dalam menulis surat undangan OSIS, perlu diperhatikan beberapa hal agar lebih profesional. Dikarenakan surat undangan OSIS adalah surat resmi, maka perlu mengikuti beberapa kaidah atau aturan tertentu.
Adapun urutan yang baik dalam penulisan surat undangan OSIS sebagai berikut.
1) Kop Surat.
Kop surat menjadi salah satu hal yang penting bagi setiap surat resmi, termasuk surat undangan OSIS.
2) Nomor surat.
Dengan nomor surat, pengurus OSIS dapat mengurutkan surat yang keluar setiap harinya. Oleh karena itu, nomor surat adalah hal penting dan sebagai catatan sehingga ada riwayat. Dengan begitu, kita akan lebih mudah untuk mengecek surat yang sudah dikeluarkan.
3) Lampiran.
Lampiran adalah berkas tambahan yang disertakan pada surat untuk tujuan tertentu. Contoh surat undangan yang menggunakan lampiran adalah surat undangan untuk mengikuti perlombaan, yang mana pada berkas lampiran berisi persyaratan dan cara mengikuti perlombaan tersebut. Untuk undangan rapat, lampiran memang jarang digunakan, tapi jika ada informasi tambahan, lampiran juga perlu, misalnya informasi pakaian dan tempat.
4) Perihal.
Perihal menjelaskan secara singkat maksud dari surat tersebut. Jika untuk undangan rapat, maka perihal diisi dengan informasi terkait rapat.
6) Salam pembuka.
Agar terlihat lebih sopan dan menyenangkan untuk dibaca, maka diperlukan salam pembuka.
7) Isi.
Isi pada surat undangan sebaiknya singkat dan jelas.
8) Penutup.
Bagian yang tak boleh ditinggalkan adalah penutup. Bagian penutup pada contoh undangan rapat OSIS umumnya ucapan terima kasih.
9) Tanda tangan.
Tanda tangan juga termasuk stempel agar undangan menjadi lebih formal.
Contoh Undangan Osis
(KOP SURAT)
ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)SMA Negeri 1 Surabaya
Jl. Wijaya Kusuma No 48, Kota Surabaya
Telp. (021) 123456
Nomor : 01/OSIS/SMA-1/III/2022 Surabaya, 3 Maret 2022
Perihal : Undangan Rapat OSIS
Kepada Yth.
Pengurus OSIS SMA Negeri 1 Surabaya
Di tempat
Assalamua’alaikumWr. Wb.
Salam sejahtera untuk kita semua, semoga kita selalu dilimpahkan rahmat dan keberkahandari Tuhan Yang Maha Esa.
Berhubungan dengan acara perpisahan murid kelas XII yang akan diselenggarakan dalam waktu dekat, dengan ini kami mengundang pengurus OSIS untuk melakukan rapat guna membahas persiapan acara tersebut sekaligus pembentukan panitia. Rapat tersebut akan dilaksanakan pada:
Hari / Tanggal : Senin / 7 Maret 2022
Waktu : Pukul 10.00 – 12.00 WIB
Tempat : Gedung Aula SMA Negeri 1 Surabaya
Demikian surat undangan ini kami buat, kami berharap seluruh pengurus OSIS dapat menghadiri rapat tersebut dengan tepat waktu.Atas perhatiaannyakami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikumWr. Wb
Sekretaris OSIS Pembina OSIS
Rinda Fitriani Budi Santoso
